Projektsteuerung Restkanalisation Waldbröl Internetbasierter Projektraum

Im Rahmen der Umsetzung der notwendigen Kanalisationsmaßnahmen
gemäß der Kommunalen Abwasserverordnung wird in
den Jahren 2006 und 2007 in insgesamt 20 Ortslagen der Stadt
Waldbröl mit den Arbeiten zur Restkanalistion begonnen. Mit
der Planung und Ausführung sind verschiedene Ingenieurbüros
und Unternehmer beauftragt.

Das Büro Fischer wurde mit der Projektsteuerung des Gesamtprojekts
beauftragt. Der Projektsteuerer übernimmt in allen
Belangen der anstehenden Maßnahmen die Aufgaben des
Bauherrnvertreters. Er bildet die Schnittstelle zwischen den
beteiligten Behörden, Fachplanern, Lieferanten, Ausführenden
8.5.2/9606/DrKa - Seite 1/2 -
Anzahl der Dateien: Stand 04/2007: ca. 3200
Datenvolumen: ca. 1,8 GB
sowie dem Bürger und dem Bauherrn und dokumentiert den
Projektablauf umfassend und lückenlos.
Ein derart komplexes Projekt stellt hohe Ansprüche an die
Kommunikation und die Koordination zwischen den Beteiligten.

Zum einen muss sichergestellt sein, dass alle Projektbeteiligten
zeitnah die notwendigen Informationen erhalten und dass nur
aktuelle Dokumente und Pläne im Zugriff sind. Zum anderen
muss der Projektablauf durch Nachrichten, Aufgaben und Termine
zwischen den Beteiligten vollständig und nachvollziehbar
dokumentiert werden.

Ziel
Ziel war es, die gesamte Projektkommunikation und den Dokumentenaustausch
über das Internet abzuwickeln. Das System
sollte in der Lage sein, automatisch eine lückenlose und
nachvollziehbare Projektdokumentation zu erstellen. Es wurde
eine internet-basierte Kooperationsplattform angemietet. Dabei
wurde das Produkt awaro der AirITSystems Hannover gewählt.
Die Mitglieder können Dokumente in beliebigem Format auf
den Server übertragen und – entsprechende Berechtigung
vorausgesetzt – die dort liegenden Dokumente einsehen oder
bearbeiten. Darüberhinaus lässt sich der Projektablauf durch
Aufgaben, Nachrichten und Termine steuern.

Umsetzung
Zunächst wurde eine abgestimmte Dateistruktur auf dem Server
eingerichtet und die erforderlichen Berechtigungen für die
Projektbeteiligten vergeben. Das komplette Projekthandbuch
sowie alle Besprechungsprotokolle und Aktenvermerke werden
auf dem Server geführt. Darüber hinaus wird der gesamte ausgehende
und eingehende Schriftverkehr eingescannt und auf
dem Server abgelegt.

Damit entfällt das zeitraubende und umständliche Kopieren
und Verteilen der Schriftstücke. Die Dokumente lassen sich
von jedem Benutzer mit Anmerkungen und Stellungnahmen
versehen, die sofort allen zugänglich sind.

In einem weiteren Bereich werden die Pläne vorgehalten. So ist
sichergestellt, dass alle Planer und Ausführende auf den gleichen
Grundlagendaten aufbauen und dass Aktualisierungen
sofort allen zur Verfügung stehen. Die Versionierung erlaubt
es, auch auf ältere Stände zurückzugreifen.

Neben der Projektsteuerung wurde auch die gesamte Administration
der Projektstruktur, die Benutzerverwaltung, die Benutzerschulung
und der First-Level Support von uns erbracht.

Die Bedienung des Systems ist leicht erlernbar. Die Vorteile
wie: weniger „Papierkram“, unkomplizierter Zugriff, zeitnahe
Information und Nachvollziehbarkeit der Dokumentenhistorie
haben dieses web-basierte „virtuelle Projektbüro“ zu einem
wertvollen Instrument bei der standortübergreifenden Projektbearbeitung
gemacht.